10 CÔNG CỤ QUẢN LÝ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP (P1)

10 công cụ dưới đây, chúng có thể độc lập hay kết hợp với nhau để phát triển kế hoạch quản lý văn hóa doanh nghiệp một cách toàn diện.

1. Hình thành một bảng tuyên bố rõ ràng về các giá trị và văn hóa của công ty
2. Sử dụng truyền thông để củng cố các giá trị văn hóa của công ty.
3. Sử dụng các biểu tượng để củng cố văn hóa công ty
4. Tuyển mộ và lựa chọn nhân viên phù hợp với văn hóa công ty
5. Quản trị văn hóa thông qua các hoạt động định hướng và đào tạo huấn luyện.
6. Lưu giữ các nhân viên phù hợp với văn hóa công ty.
7. Sử dụng hệ thống khen thưởng để ghi nhận và tuyên dương những nhân viên tiêu biểu cho văn hóa công ty
8. Lồng ghép các giá trị văn hóa cốt lõi vào các quy trình quản trị và tiêu chí đánh giá hiệu suất làm việc.
9. Thay đổi thông lệ lãnh đạo
10. Làm cho ăn khớp cơ cấu tổ chức với các giá trị cốt lõi nhằm hỗ trợ cho văn hóa doanh nghiệp
11. Lưu giữ các nhân viên phù hợp với văn hóa công ty.

Mỗi công cụ được mô tả chi tiết dưới đây

1. Hình thành một bảng tuyên bố rõ ràng về văn hóa của công ty

Một trong những công cụ cơ bản nhất về quản lý văn hóa doanh nghiệp là bản tuyên bố về các giá trị văn hóa, một văn bản tuyên bố về giá trị cốt lõi của tổ chức. Bản tuyên bố về giá trị văn hóa tại Ritz-Carlton được trình bày trong hình 2.1.

Mặc dù có nhiều cách thể hiện những giá trị này như đoạn âm thanh ngắn, một văn bản, hay thậm chí dưới dạng tranh ảnh – chìa khóa để chuẩn bị bản tuyên bố giá trị là sử dụng những điều khoản và ngôn ngữ có ý nghĩa với những ai đang và sẽ là thành viên của công ty. Bản tuyên bố giá trị văn hóa xác định rõ rang cái gì quan trọng với công ty. Ví dụ, bản tuyên bố của Southwest về giá trị công ty chỉ có 2 đoạn văn ngắn. Trong mỗi đoạn có những điều kiện nhất định (Con người và Khách hàng nói riêng) là vốn, giống như cách ta truyền bá tầm quan trọng của những yếu tố này đến sự thành công của công ty.

Triển khai bản tuyên bố giá trị chính thức không dễ dàng như “viết ra những gì quan trọng với chúng ta”. Nó đòi hỏi một thời gian và nỗ lực để đảm bảo rằng bản tuyên bố phản ánh đúng về điểm độc đáo của công ty. Điểm mấu chốt: để mọi người hiểu được văn hóa doanh nghiệp, họ phải biết đó là những gì. Đây là mục đích của bản tuyên bố chính thức về những giá trị.

Tuyên bố giá trị của café Starbucks

Một ví dụ bản tuyên bố giá trị văn hóa là thiết lập 6 quy tắc hướng dẫn sử dụng của công ty Coffee Starbucks:

• Cung cấp một môi trường làm việc tốt và tôn trọng lẫn nhau.
• Áp dụng các tiêu chuẩn cao nhất cho việc mua, rang, và giao hàng mới của chúng tôi
• Đảm bảo sự nhiệt tình để luôn làm hài long khách hang
• Có những đóng góp tích cực đến môi trường và cộng đồng của chúng tôi
• Nhận ra lợi nhuận là điều cần thiết cho thành công trong tương lai
• Hiểu được sự đa dạng là yếu tố cần thiết trong cách chúng ta làm kinh doanh.

Những nguyên tắc này xử lý các sản phẩm, giải quyết cho con người, các khách hang, vai trò của công ty trong mối quan hệ với môi trường và lợi nhuận.

Howard Schultz, người sang lập và là CEO của Starbucks, với năm nguyên tắc ban đầu nhằm phục vụ cho các cơ sở văn hóa của Starbucks. Sau đó nguyên tắc thứ 6 mới được bổ sung them. Như vậy đã thực hiện xong những gợi ý của Sharon Elliott, người mà sau này giữ chức Phó chủ tịch cấp cao phụ trách về nhân sự. Schultz tin tưởng loại hình tổ chức của Starbucks, nó đã kinh doanh như thế nào và sẽ có lợi thế cạnh tranh lâu dài. Ông ấy nói them “Những giá trị của công ty và những quy tắc hướng dẫn sẽ trở thành lợi thế cạnh tranh lâu dài, độc đáo”.

Tuyên bố giá trị văn hóa của Emergent BioSolutions

Một ví dụ khác về bản tuyên bố giá trị văn hóa được thiết lập bởi Emergent BioSolutions, xem hình 2.2. Điểm quan trọng trong bản tuyên bố giá trị văn hóa này là tuân thủ các phương pháp mô tả trong chương 2, trong đó, bản tuyên bố giá trị đề cập tất cả 5 khía cạnh chính của văn hóa.

Mặc dù bản tuyên bố chính thức về văn hóa là một công cụ quan trọng, nó chưa đủ để đảm bảo rằng mọi người sẽ hiểu và nắm được hết văn hóa của công ty, Tuy nhiên, nó là điểm khởi đầu quan trọng.

2. Sử dụng truyền thông để củng cố các giá trị văn hóa của công ty

Truyền thông là công cụ không thể thiếu trong quản lý văn hóa. Truyền thông không những là nội dung thông điệp mà còn là cách truyền tải thông điệp này và mức độ thường xuyên của nó. Ba quy tắc cho truyền thông trong văn hóa là Giao tiếp! Giao tiếp! Giao tiếp! Nói cho họ những gì bạn sẽ nói với họ, nói cho họ những gì bạn đã nói với họ. Cần lưu ý rằng có những giá trị, niềm tin, và định mức giúp xác định cái gì là truyền thông hiệu quả trong công ty. Phương diện này của truyền thông sẽ thảo luận trong chương 8.

Mục tiêu của truyền thông giống như công cụ quản lý văn hóa là giúp mọi người hiểu và nắm được văn hóa mong muốn. Như đã miêu tả ở chương 8, Southwest Airlines đã phát triển hệ thống truyền thông tinh vi không chỉ là giao tiếp hang ngày trong văn hóa công ty mà còn củng cố các khía cạnh quan trọng của nó, gồm việc nâng cao vị thế của người nhân viên để đưa ra quyết định, định giá trị của nhân viên, và nhấn mạnh dịch vụ khách hang.

Có nhiều phương pháp truyền thông văn hóa. Nhiều công ty sử dụng các video; số khác thì sử dụng tất cả các cuộc họp của công ty như một "hội nghị thượng đỉnh công ty" hoặc "tòa thị chính"; một số khác dùng tài liệu văn bản hoặc trong nội bộ công ty. Hầu hết các công ty dùng nhiều phương pháp kết hợp. Quan trọng hơn so với phương pháp được sử dụng là nội dung của thông điệp. Mọi thông tin truyề thông và phản hồi tới nhân viên thể hiện cho một cơ hội để truyền đạt và củng cố giá trị của công ty. Nhận ra điều này, nhiều công ty phát triển chiến lược truyền thông văn hóa doanh nghiệp cụ thể và chiến thuật, gồm mọi thứ từ nội dung website đến cấu trúc, nội dung từ tất cả sự kiện của công ty, đến những bài phát biểu chính thức được đưa ra bởi giám đốc điều hành, và những lãnh đạo cấp cao.

Một ví dụ về truyền thông thành công là cách DeBeers truyền các giá trị của công ty tại mỏ kim cương Cullinan ở Nam Phi. Khi đi bộ qua mỏ kim cương, bạn nhìn thấy những tấm bảng nhắc nhớ người lao động về giá trị của công ty: “Hãy đam mê, thể hiện sự quan tâm, cùng nhau, xây dựng lòng tin, và định hình tương lai”. Những giá trị này được củng cố thông qua giao tiếp hang ngày với nhân viên về hiệu suất so với mục đích – gồm có hiệu suất so với tiêu chuẩn về an toàn và mục tiêu sản xuất. Có “những bảng hình” lớn trên cơ sở các thông tin trình bày về cách các công ty được thực hiện mục tiêu của họ.

Những ví dụ khác của các công ty đạt hiệu quả về truyền thông như một công cụ quản lý văn hóa và gắn truyền thông này trong văn hóa công ty của họ được mô tả trong chương 8.

3. Sử dụng những biểu tượng để củng cố văn hóa công ty

Biểu tượng là bất kỳ thứ gì có ý nghĩa với nhân viên. Đôi khi chúng ta nói tới nó giống như “cổ vật của công ty”. Bất kỳ thứ gì có thể hoặc trở thành biểu tượng tích cực (hay không tích cực) của văn hóa công ty. Ví dụ, một số năm trước, một trợ lý pháp lý trong thời gian phát triển của công ty chuyển văn phòng chia sẻ với chúng tôi cách nhìn của cô ấy về cách công ty giúp đỡ nhân viên: “Tôi biết tôi không bằng các thành viên khác trong nhóm bởi vì tôi đã không nhận được một cuộc điện thoại khi chúng tôi chuyển đi”. Thực tế, cô được làm việc trong một phòng mở, ở đây điện thoại không hoạt động, nó không ảnh hưởng gì tới cô. Các loại điện thoại mà nhân viên nhận được đã trở thành một hệ thống các giá trị của họ. Ví dụ này để thấy rằng, biểu tượng quản lý công ty là một phần trong tổng thể quá trình quản lý văn hóa doanh nghiệp.

Điều quan trọng khi sử dụng công cụ quản lý văn hóa này là tìm ra biểu tượng đúng của văn hóa mong muốn và tiếp theo là quản lý hiệu quả cách họ sử dụng. Trên đồng phục của nhân viên của Southwest Airlines có một trái tim, tượng trưng cho “Luv” của văn hóa công ty. IBM trước đây được biết đến với những chiếc áo trắng mặc bởi các nhà quản lý - biểu tượng của sự chuyên nghiệp. Những chiếc áo trắng thực chất là đồng phục cuả IBM. Một trong những người chứng kiến sự trao đổi giữa nhân viên của IBM và nhân viên của Apple liên quan đến các biểu tượng trang phục của họ. Với câu nói đùa, nhân viên IBM nói rằng họ không tin tưởng nhân viên Apple: “Cả hai chúng tôi đều có quy tắc ăn mặc! Chúng tôi phải mặc áo trắng, và bạn không thể làm điều đó”. Tương tự nhưng có sự khác nhau, các máy chủ tại Charthouse Restaurants cũng như quản lý doanh nghiệp - tất cả nhân viên mặc áo Hawaiian, tượng trưng cho tính phi chính thức nền văn hóa của họ cũng như cam kết của công ty với "tinh thần Aloha" được tìm thấy ở quần đảo Hawaii.

4. Tuyển mộ và lựa chọn nhân viên phù hợp với văn hóa công ty

Mặc dù việc tìm kiếm nhân viên sẽ đa dạng nhân khẩu học, công ty cần những người chấp nhận văn hóa của nó, hướng tới khách hang, cư xử với con người, tiêu chuẩn về hiệu suất và hơn thế nữa. Điều này tưởng chừng đơn giản nhưng lại là vấn đề phức tạp.

Nhiều công ty đã dành nhiều thời gian cho quá trình tuyển mộ và lựa chọn để đảm bảo người họ thuê sẽ chấp nhận văn hóa của họ. Ví dụ như Amgen, Apple, Hewlett-Packard, Southwest, và IBM. Amgen và Apple dung một nhóm người để phỏng vấn các ứng viên cho vị trí họ cần. Điều này tạo thành một “cuộc phỏng vấn căng thẳng” bởi vì tạo áp lực cho một vài người tham gia phỏng vấn. Trong khi đó, cuộc phỏng vấn đem đến cơ hội cho một người được đặt câu hỏi hoặc được nói chuyện với ứng viên khác trong khi những người khác đang quan sát họ. Southwest Airlines sẽ phỏng vấn các ứng viên theo nhóm như một cách để xác định mức độ mà các nhân viên tiềm năng hiểu được giá trị tinh thần đồng đội và sự quan tâm đến người khác.

Nhiều tổ chức cố gắng để phát triển các câu hỏi có thể dung trong các cuộc phỏng vấn hoặc công cụ đánh giá như bảng hỏi. Mục đích của những câu hỏi để khám phá giá trị cốt lõi của con người một cách tinh tế và xác định xem liệu họ phù hợp hay không phù hợp với văn hóa công ty. Ví dụ, công ty của tác giả đã nghiên cứu cho một tổ chức quốc tế lớn về các sản phẩm tiêu dùng đã trải qua thay đổi nhiều nhân viên trong một bộ phận do không phù hợp với văn hóa. Mục tiêu là phát triển một tập hợp các câu hỏi không phô trương để có thể sử dụng xác định những người không có khả năng nắm bắt được sự khác biêt văn hóa doanh nghiệp.

Tìm những câu hỏi phỏng vấn hay để có thể lựa chọn được những người sang tạo. Tại Southwest, ứng cử viên thường được yêu cầu mô tả cách họ tạo sự hài hước hay vui vẻ tại nơi làm việc. Khi Stacy Savides Sullivan của Google được hỏi cô có thể cho một ví dụ về một câu hỏi có thể đặt ra trong một cuộc phỏng vấn để xác định xem các ứng cử viên đủ "Googley" (người phù hợp với Google), cô trả lời: “Không có câu hỏi nào là tiêu chuẩn cả”. Nhưng chúng ta có thể hỏi: “Bạn có thể mang bao nhiêu hộp bánh mì lên một chiếc máy bay?...Đương nhiên là không thể đưa ra một câu trả lời đúng cho câu hỏi này nhưng chúng tôi đang cố gắng để tìm ra cách thức con người suy nghĩ và các bước họ đi ". Một công ty lớn cố gắng tiếp cận theo cách khác: nhận ra rằng không phải tất cả con người đều hài long với văn hóa của họ, những người phỏng vấn thường nói với họ về những điều họ có thể không thích ở công ty. Hi vọng những người không phù hợp với văn hóa công sẽ không được chọn.

5. Quản trị văn hóa thông qua các hoạt động định hướng và đào tạo huấn luyện

Khi một người được chọn và tham gia vào tổ chức, công cụ tiếp theo để quản lý văn hóa là các chương trình định hướng và đào tạo huấn luyện. Tất cả nhân viên mới nên tham gia các hoạt động định hướng, dưới một số hình thức như thuyết trình, thảo luận về văn hóa và giá trị của công ty. Đây có thể xem như cách đơn giản để tìm hiểu về các giá trị, hay đó là cách truyền thông sáng tạo những điều quan trọng mà những giá trị đó mang lại. Ví dụ, một số hoạt động định hướng thông qua tiểu phẩm để minh họa ý nghĩa của giá trị trong hành động.

Khi văn hóa công ty được quản lý tốt, tất cả nhân viên được đào tạo văn hóa nếu chưa biết rõ. Một công ty có chất lượng dịch vụ khách hàng sẽ đào tạo nhân lực chính quy và không chính thức cách nhân viên cần để làm tốt công việc. Một công ty phát triển liên tục các giá trị của con người sẽ có một quá trình đào tạo nhân viên khá toàn diện và có hệ thống. Trong hầu hết các công ty, phát triển lãnh đạo thiên về văn hóa vì nó là phát triển kỹ năng. Trước hết, có một chương trình phát triển lãnh đạo chính thức (giả sử nó được thiết kế và chuyển giao hiệu quả) truyền đạt những giá trị của công ty trong sự phát triển và có các nhà lãnh đạo hiệu quả. Thứ hai, thông qua quá trình phát triển lãnh đạo, những người được thăng chức quản lý hoặc lần đầu tiên làm lãnh đạo các vị trí và những người luân chuyển vị trí quản lý có thể được cung cấp các công cụ mà họ cần để giao tiếp hiệu quả, hỗ trợ và quản lý văn hóa của công ty.

Xã hội hóa văn hóa ở Disney

Công ty Walt Disney là bậc thầy trong việc sử dụng đào tạo để xã hội hóa mọi người dân vào văn hóa và giá trị của công ty trong các chủ đề công viên. Định hướng bắt đầu với một khóa học gọi là truyền thống của Disney, đã có nhiều trò chơi và hoạt động giúp mọi người hiểu và nắm được tầm nhìn của người sang lập. Một người đào tạo của Disney hỏi: “Chúng tôi đang kinh doanh cái gì? McDonald’s có hamburgers. Toyota sản xuất xe hơi. Vậy Disney làm gì? Câu trả lời họ mong đợi là “Disney đem lại niềm vui cho mọi người”.

Trong thời gian đào tạo ban đầu, tất cả các nhân viên mới nói rằng họ được tuyển chọn như “những chú mèo” trong một giai đoạn sản xuất trực tiếp. Họ là các nữ tiếp viên.

Disney cũng đào tạo nghề với người đương nhiệm như là hình mẫu để đẩy mạnh xã hội hóa văn hóa của người dân. Trong khi họ đang được đào tạo trong các vai trò như người chủ hay nữ nhân viên, một người giữ vai trò hiện tại giải thích các triết lý của Disney cách cư xử với khách hang.

Disney là một ví dụ tốt nhất về cách sử dụng đào tạo để khắc sâu văn hóa doanh nghiệp. Công ty hiện cung cấp chương trình đào tạo này như một sản phẩm cho các doanh nghiệp muốn sử dụng phương pháp này trong tổ chức của họ.

Còn tiếp...