3 Câu hỏi giúp lãnh đạo tạo nên văn hóa hiệu quả cao

Các nhà lãnh đạo có khả năng tạo nên văn hóa hiệu quả cao hay không? Để trả lời câu hỏi quan trọng này, trong một cuộc họp chiến lược của các lãnh đạo công ty Tập đoàn Fortune-500, đã đặt ra 3 câu hỏi làm tiền đề như sau:

1) Văn hóa thúc đẩy hiệu quả làm việc như thế nào?;

2) Văn hóa có giá trị gì?;

3) Những quy trình nào trong công ty ảnh hưởng đến văn hóa?

Bài viết này sẽ đề cập đến các câu hỏi trên, và nhấn mạnh việc các nhà lãnh đạo có khả năng tạo nên văn hóa hiệu quả cao.

1. Văn hóa thúc đẩy hiệu quả làm việc như thế nào?

Trong bài viết trước về “Công thức giúp gia tăng động lực của nhân viên” (Sổ Tay Doanh Trí tháng 5), chúng ta đã đi đến kết luận: Động lực làm việc quyết định Hiệu quả làm việc – thông qua ‘công thức’ động lực tổng thể (ToMo):

ToMo = [Làm những gì mình thích + Công việc có ý nghĩa+ Tiềm năng được phát huy] – [Áp lực tinh thần + Áp lực kinh tế + Sức ì]

Điều đó cho thấy rằng: Văn hóa công ty tạo nên động lực làm việc, và Động lực tạo nên sự khác biệt!

2. Văn hóa có giá trị gì?

Văn hóa của một tổ chức có tác động không nhỏ đến sự hài lòng của khách hàng. Một ví dụ đơn giản như sau: khách hàng cùng đi máy bay nhưng sự hài lòng của khách hàng giữa các hãng hàng không là rất khác nhau. Khi đo được tổng động lực của nhân viên bốn hãng hàng không lớn, và so sánh văn hóa tổ chức của họ với kết quả về sự hài lòng của khách hàng (đo bằng ACSI / Đại học Michigan), chúng tôi thấy rằng văn hoá của một tổ chức (được đo bởi ToMo) đã đáp ứng được sự thỏa mãn của khách hàng.

Văn hóa truyền cảm hứng cho các mục đích: Làm những gì mình thích, Công việc có ý nghĩa, Tiềm năng được phát huy; và làm giảm thiểu các yếu tố: Áp lực tinh thần, áp lực kinh tế và Sức ì, giúp mang lại kết quả khả quan hơn cho khách hàng.

3. Những quy trình nào trong tổ chức ảnh hưởng đến văn hóa?

Chúng tôi đã yêu cầu hàng ngàn nhà quản lý nói về cách họ xác định một nền văn hoá có hiệu quả cao. Hầu hết không ra được một định nghĩa nào hay cả. Đây là một định nghĩa tốt nhất: Văn hoá là tập hợp các quy trình trong một tổ chức ảnh hưởng đến động cơ của con người. Trong một nền văn hoá có hiệu quả cao, các quy trình đó giúp tối đa hóa tổng động lực.

Khi chúng tôi đo lường các quá trình khác nhau làm ảnh hưởng đến động lực tổng thể của nhân viên, chúng tôi đã kết luận được các điều sau:

Yếu tố đầu tiên: Quy trình ảnh hưởng đến ToMo của người lao động. Vì thế, một số công ty đã nỗ lực thiết kế một chuỗi quy trình tạo động lực cho nhân viên. Toyota khuyến khích “Làm những gì mình thích” bằng cách cho nhân viên có cơ hội tìm tòi và thử nghiệm các công cụ và ý tưởng mới về dây chuyền lắp ráp. W. L. Gore & Associates cho mọi người có thời gian rãnh để phát triển những ý tưởng mới. Và Southwest Airlines khuyến khích mọi người đối xử với khách hàng như “những gì mình thích” – vì như việc một số tiếp viên hàng không đã chuyển thông báo an toàn trên chuyến bay nhàm chán thành phác họa hài hước.

Yếu tố tiếp theo là: bản sắc của một tổ chức, bao gồm nhiệm vụ và hành vi. Ví dụ: Medtronic cho phép các kỹ sư và kỹ thuật viên của mình xem các thiết bị y tế mà họ đã thực hiện để họ có thể thấy được mục đích trong công việc của họ. Nhân viên tài năng cao cấp của UCB Pharmaceuticals nói rằng anh ta đã mời bệnh nhân tham gia vào các cuộc họp ban điều hành, và vì thế, các lãnh đạo ra quyết định có thể thấy công việc của họ tạo ra sự khác biệt như thế nào. Và một giám đốc điều hành của Walmart nói với chúng tôi rằng, ông đã khởi động các cuộc họp quản lý bằng cách xem xét số tiền mà bộ phận của ông đã tiết kiệm được cho khách hàng - chứ không phải Walmart kiếm được bao nhiêu tiền.

Yếu tố thứ ba là: thăng cấp. Gần đây, nhiều công ty đã kết luận rằng khi đánh giá nhân viên, nếu lấy yếu tố thăng cấp làm áp lực, thì không đánh giá đúng năng lực thật của nhân viên. Điều này vô hình chung sẽ làm tăng áp lực về cảm xúc và kinh tế, giảm tổng động lực và hiệu quả làm việc. Do đó, các công ty từ Microsoft đến Lear đang bỏ dần hệ thống đánh giá hiệu quả cạnh tranh không lành mạnh.

Văn hóa là một hệ sinh thái. Các yếu tố văn hóa tương tác và củng cố lẫn nhau. Ví dụ về ‘hoa hồng’ bán hàng. Chúng tôi thấy rằng có ‘hoa hồng’ bán hàng làm giảm ToMo của một cá nhân. Tuy nhiên, nếu cá nhân đó tin rằng: công việc họ làm mục đích giúp khách hàng thì ‘hoa hồng’ sẽ làm tăng ToMo lên. Nếu bạn không tin vào những gì bạn đang làm, ‘hoa hồng’ sẽ trở thành động cơ của bạn. Nếu bạn tin vào những gì bạn đang làm, thì ‘hoa hồng’ đến với bạn là tất nhiên.

Vậy, lãnh đạo có thể làm gì để tạo ra một nền văn hóa hiệu quả cao?

Rõ ràng rằng, văn hoá là hệ điều hành của một tổ chức. Các nhà lãnh đạo cấp cao có thể xây dựng và duy trì một nền văn hóa có hiệu quả cao bằng cách truyền dạy lại cho quản lý bộ phận. Ví dụ, một nghiên cứu của các quản lý chi nhánh ngân hàng cho thấy rằng, việc cung cấp đào tạo lãnh đạo cao cấp đã dẫn đến việc tăng 20% doanh số thẻ tín dụng và tăng 47% doanh số cho vay cá nhân.

Trường hợp không có quy trình cụ thể, các nhà lãnh đạo có thể bắt đầu nâng cao động lực của nhân viên bằng cách:

1. Tổ chức trò chuyện nhóm mỗi tuần một lần, trong đó mỗi người trả lời 3 câu hỏi nhằm khuyến khích:

- Làm điều mình thích: Tôi đã học gì trong tuần này?;

- Mục đích: Tôi đã làm những gì có động lực trong tuần này?; Và

- Tiềm năng: Tôi muốn học gì vào tuần sau?

2. Một nhân viên giới thiệu một dự án mới cho khách hàng bằng cách nói, "Chúng tôi phải làm điều này bởi vì sếp yêu cầu." Câu trả lời này cho thấy áp lực cảm xúc, và làm ảnh hưởng hiệu quả làm việc của đội nhóm. Do đó, nên theo hướng giải thích vì sao dự án mới đó có thể giúp ích gì cho khách hàng.

3. Xem xét cách thiết kế vai trò. Mọi người có một không gian để “Làm điều mình thích”? Hãy suy nghĩ về nơi mọi người được tự do thử nghiệm và sáng tạo. Một người quản lý của Starbucks nói với chúng tôi rằng, anh ấy cho phép mỗi nhân viên thử nghiệm cách họ kết nối với từng khách hàng; hay người quản lý ngân hàng nói rằng: anh ấy khuyến khích mọi người đề xuất cải tiến quy trình làm việc. Cuối cùng, hỏi mỗi thành viên trong nhóm mục tiêu trong 2 năm tới - và đưa ra một kế hoạch để giúp họ đạt được phát huy tiềm năng của mình.

Xây dựng văn hoá trong tổ chức không dễ dàng - đó là lý do tại sao văn hoá có hiệu quả cao là một lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ. Các tổ chức có được văn hóa hiệu quả cao có thể đáp ứng nhu cầu tăng nhanh của khách hàng trong thế giới số cạnh tranh và đang thay đổi từng ngày. Nhiều tổ chức bắt đầu nhận ra rằng, văn hoá là nhân tố không thể thiếu trong doanh nghiệp. Chính vì thế, các nhà lãnh đạo cần tập trung vào việc xây dựng văn hoá như là một kỷ luật, chứ không phải trông chờ vào nó như là một phép màu.