Xây dựng Văn hóa số thúc đẩy Chuyển đổi số thành công

Trong một kết quả khảo sát được công bố bởi Capgemini, nhà tư vấn chuyển đổi số toàn cầu, “62% các nhà lãnh đạo cho rằng các vấn đề liên quan đến văn hóa là rào cản lớn nhất trong chuyển đổi số”. Chuyển đổi số đang mang lại cơ hội chưa từng có cho tất cả doanh nghiệp. Tuy nhiên, thành công không chỉ phụ thuộc vào việc đưa ra các quyết định công nghệ đúng đắn mà còn phụ thuộc vào việc xây dựng văn hóa phù hợp. 

Văn hóa số và hành trình Chuyển đổi số

Công nghệ số – Dữ liệu số – Văn hóa số là 3 trụ cột quan trọng nhất mà bất kỳ doanh nghiệp nào muốn chuyển đổi số đều cần phải thực thi tốt đồng thời cả 3 trụ cột này.

Yếu tố then chốt đầu tiên trong quá trình chuyển đổi số là Công nghệ số. Các công nghệ này giúp doanh nghiệp hiện thực hóa các ý tưởng mang tính chất đột phá, giúp thay đổi cách thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc… 

Yếu tố tiếp theo là Dữ liệu số. Dữ liệu số không chỉ là việc áp dụng công nghệ, nền tảng để quản lý dữ liệu, mà còn bao gồm các hoạt động tổng thể bao gồm xây dựng chiến lược, chính sách, quy trình, công cụ, nhân lực… Dữ liệu cung cấp cái nhìn sâu sắc về mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Dựa trên dữ liệu, việc ra quyết định chính xác và nhanh chóng hơn, giúp dự báo trong tương lai. 

Yếu tố then chốt thứ ba trong quá trình chuyển đổi số là Văn hóa số, được hiểu là các tư duy, nhận thức, hành vi thúc đẩy, tạo sự ủng hộ cho chuyển đổi số được triển khai và mang lại giá trị trong toàn tổ chức.

Văn hóa số là gì?

Văn hóa số là các nhận thức, tư duy và và hành vi của cá nhân và tổ chức, được xác định để hỗ trợ cho tiến trình chuyển đổi số diễn ra thành công. 

Theo Diễn đàn Kinh tế Thế giới – World Economic Forum (WEF), văn hóa số là “văn hóa sử dụng các công cụ số và các thấu hiểu sâu sắc dựa trên dữ liệu để ra quyết định và hướng đến khách hàng làm trung tâm trong khi liên tục thúc đẩy hợp tác và đổi mới bên trong tổ chức”.

Văn hoá số sẽ dần được hình thành trên lộ trình Chuyển đổi số của doanh nghiệp, khi doanh nghiệp ứng dụng các công nghệ vào trong quá trình hoạt động, vận hành. Công nghệ mới sẽ tác động và thay đổi cách thức liên kết trong và giữa các bộ phận, thay đổi niềm tin và thái độ của mỗi nhân sự đối với tổ chức chung. Họ tư duy, hành động và hợp tác trong môi trường công nghệ để từ đó, tạo nên các giá trị mới, các hành vi và ứng xử mới.  Xây dựng văn hoá số là quá trình thúc đẩy những giá trị nền tảng, hành vi và những biểu hiện trong doanh nghiệp tạo nên một “bầu khí quyển” thuận lợi cho quá trình chuyển đổi số. Đồng thời, đó còn là quá trình giúp nhận diện và xử lý các vấn đề của văn hoá hiện tại để bứt phá trong tương lai.

So sánh văn hóa số với văn hoá truyền thống, Strategy& – một đơn vị thuộc PwC đã chỉ ra và tổng hợp trong bảng dưới đây:

Bảng so sánh văn hóa truyền thống và văn hóa số (Nguồn: Strategy&)

Tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi số

Điều gì khiến văn hóa trở thành mối quan tâm chính đối với tổ chức trong quá trình chuyển đổi số? Câu trả lời nằm ở bốn lý do dưới đây:

Thứ nhất – Chuyển đổi số có khả năng thất bại nếu xem nhẹ vai trò của văn hoá

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp tập trung đầu tư mạnh vào công nghệ, nhưng lại bỏ qua việc xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp. Điều này đặt ra nguy cơ rằng, dù có đầu tư nhiều vào công nghệ mà thiếu đi sự thay đổi về tư duy và hành vi của lãnh đạo, quản lý và nhân viên có thể khiến quá trình chuyển đổi số gặp khó khăn và thất bại.

Công nghệ, con người và văn hóa đều có vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi số. Không chỉ cần tập trung vào việc thay đổi công nghệ, mà còn cần tạo điều kiện để thay đổi và nâng cao hành vi và tư duy của mọi thành viên trong tổ chức. Văn hóa doanh nghiệp không chỉ là tổ chức các hoạt động như team building hay sinh nhật, mà còn phản ánh những hành vi thực tế, cụ thể của đội nhóm. Điều này bao gồm tinh thần hợp tác, linh hoạt, tư duy sáng tạo và khả năng thích ứng với thay đổi.

Capgemini đã tiến hành khảo sát với 1.700 các lãnh đạo cao cấp, nhà quản lý và nhân viên tại 350 doanh nghiệp. Theo đó, có tới 62% những người được khảo sát cho rằng các vấn đề liên quan đến văn hóa là rào cản số một trong công cuộc chuyển đổi số. Một báo cáo khác từ BCG – Tập đoàn tư vấn Boston cũng cho biết, gần 80% các công ty duy trì hiệu quả hoạt động mạnh mẽ nhờ việc tập trung mạnh mẽ vào văn hóa trong quá trình chuyển đổi số.

Văn hoá số giúp đồng bộ tư duy và nhận thức của lãnh đạo và nhân viên về vai trò và tầm quan trọng của chuyển đổi số. Nhân viên cần phải hiểu được lý do tại sao tổ chức của họ cần chuyển đổi số. Tầm nhìn đó sẽ mang lại điều gì cho bản thân họ và cho doanh nghiệp. Chỉ khi hiểu được lý do tại sao phải chuyển đổi số, họ mới có những hành động thực chất thay vì đối phó. Sự thống nhất về tư duy và nhận thức trong toàn bộ doanh nghiệp là vô cùng cần thiết để chuyển đổi số thành công.

Thứ hai – Văn hóa phù hợp với chuyển đổi số sẽ thúc đẩy mạnh mẽ khả năng tạo ra kết quả của nhân viên

Các doanh nghiệp chuyển đổi số phát triển nhanh hơn các doanh nghiệp truyền thống nhờ hệ thống phân cấp phẳng hơn. Điều này đồng nghĩa nhân viên được trao quyền nhiều hơn và nhờ đó, khả năng ra quyết định cũng nhanh hơn. Văn hóa trong giai đoạn này được xem như một bộ quy tắc định hướng cho nhân viên và giúp họ có thể tạo ra các kết quả nhanh chóng, năng suất.

Văn hóa số không chỉ là tập hợp các giá trị và hành vi mà còn là tinh thần và tư duy trải qua mọi tầng lớp của tổ chức. Nó khuyến khích sự sáng tạo, động viên nhân viên tham gia vào việc đề xuất ý tưởng mới và thậm chí tham gia vào việc định hình chiến lược. Điều này tạo ra môi trường mà nhân viên cảm thấy được thúc đẩy, có động lực và tự tin để đưa ra những quyết định quan trọng một cách hiệu quả. 

Thứ ba – Văn hoá số giúp doanh nghiệp có tư duy đột phá, thích nghi nhanh chóng với những biến đổi không ngừng từ thị trường

Văn hóa số giúp mọi người, ở mọi cấp độ, đón nhận sự thay đổi. Văn hóa số trang bị tư duy và hành vi cho đội ngũ lao động thích nghi nhanh chóng với sự phát triển công nghệ. Nhân viên không chỉ biết cách sử dụng công nghệ, mà còn thành thạo và linh hoạt trong việc làm chủ công nghệ, có thể làm việc và cộng tác từ bất kỳ đâu, bất kể thời gian nào. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa năng suất mà còn thúc đẩy sự sáng tạo và cải tiến liên tục.

Với văn hóa số, doanh nghiệp sẽ tạo ra nguồn nhân lực với những giá trị nổi bật như tư duy đột phá tạo ra nhiều ý tưởng mới, có khả năng tự thích ứng với thay đổi của tổ chức, sẵn sàng tiếp thu các phản hồi để biến thành cơ hội mới, chia sẻ hợp tác với nội bộ và khách hàng, v.v. giúp doanh nghiệp luôn tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường trong dài hạn.

Tóm lại, văn hóa số không chỉ là việc sử dụng công nghệ mà còn là cách tiếp cận toàn diện giúp xây dựng một tổ chức linh hoạt, thích nghi nhanh chóng với những biến đổi liên tục từ thị trường. Nhờ vào văn hóa số, doanh nghiệp có khả năng đối mặt và vượt qua những thách thức, từ đó thúc đẩy sự phát triển và đạt được thành công bền vững trong thời đại số hóa.

Thứ tư – Văn hóa số tác động bền vững đến các bên liên quan

Các doanh nghiệp ngày nay không chỉ đạt thành công bằng việc tối ưu hóa hiệu suất tài chính, mà còn bằng cách thực hiện các hành động nhằm đảm bảo tuân thủ mục tiêu ESG (Environment – môi trường, Social – xã hội và Governance – quản trị doanh nghiệp). Bởi sự quan tâm của khách hàng, các nhà đầu tư, người lao động hay các đối tác của doanh nghiệp đối với các vấn đề liên quan đến bền vững và kinh doanh có trách nhiệm với môi trường và xã hội ngày càng cao. 

Văn hóa số trong ngữ cảnh này không chỉ là yếu tố hỗ trợ mà còn là động lực nội tại, giúp mọi thành viên trong tổ chức hướng tới các mục tiêu bền vững. Đó là môi trường nơi mọi người đều được khuyến khích đóng góp ý kiến và tạo ra các giải pháp sáng tạo. Từ đó, kích hoạt đổi mới hướng đến các mục tiêu ESG, phát triển các sáng kiến tích hợp để chuyển đổi doanh nghiệp và mang lại các tác động thực sự cho các bên liên quan.

Hơn thế, văn hóa số đem đến khả năng tối ưu hóa quyết định và chiến lược thông qua việc sử dụng dữ liệu chính xác và toàn diện. Nhờ đó, doanh nghiệp có khả năng thu thập, phân tích và áp dụng công nghệ để theo dõi tiến độ, đánh giá tác động của các hoạt động ESG. Như vậy, việc đạt được các mục tiêu bền vững không chỉ dựa vào tư duy của các cá nhân trong tổ chức mà còn dựa trên sự hỗ trợ mạnh mẽ từ khả năng xử lý dữ liệu thông qua công nghệ số.

4 trụ cột quan trọng của văn hóa số 

Theo Diễn đàn Kinh tế Thế giới (WEF), để chuyển đổi số thành công, văn hóa số cần phải được phát triển dựa trên bốn trụ cột là Hợp tác, Định hướng dữ liệu, Khách hàng là trung tâm và Đổi mới. Bốn trụ cột này đều cần được xây dựng trên nền tảng một tổ chức có mục tiêu, sứ mệnh bền vững gắn với ESG bằng những cam kết và hành động bên trong và xuyên suốt tổ chức.  

4 trụ cột của văn hóa số (Nguồn: World Economic Forum)

Lấy khách hàng là trung tâm là một trong những tư duy quan trọng để chiến thắng trong kỷ nguyên kỹ thuật số. Chuyển đổi số sẽ thúc đẩy các công ty thay đổi mô hình kinh doanh và điều chỉnh theo thị trường mới. Khách hàng chính là người quyết định quan trọng nhất với quá trình thay đổi này.

Đặc tính này đòi hỏi doanh nghiệp phải tập trung vào việc hiểu rõ hơn về khách hàng, bằng cách áp dụng công nghệ số để theo dõi và phân tích hành vi, nhu cầu của khách hàng một cách chi tiết và toàn diện. Thông qua đó, doanh nghiệp có khả năng tạo ra những thông tin giá trị từ dữ liệu khách hàng, hỗ trợ quá trình ra quyết định, xây dựng chiến lược và thiết kế sản phẩm, dịch vụ. 

Tư duy sử dụng dữ liệu và phân tích để đưa ra quyết định là đặc tính quan trọng của văn hoá số.

Một trong những lợi ích của việc chuyển đổi số là khả năng theo dõi các chỉ số và phân tích dữ liệu. Việc này cho phép các doanh nghiệp sử dụng những dữ liệu để tối ưu hóa các chiến lược và quy trình của mình nhằm mang lại kết quả tốt hơn. Bên cạnh đó, việc quyết định mọi việc trên dữ liệu còn giúp doanh nghiệp hiểu hơn nhu cầu khách hàng, từ đó tạo ra những phản hồi và cải thiện kịp thời, phù hợp, linh hoạt hơn.

Sự đổi mới, sáng tạo là đặc tính văn hóa quan trọng giúp chuyển đổi số thành công. Điều này đồng nghĩa doanh nghiệp cần xây dựng những hành vi ủng hộ suy nghĩ đột phá, khám phá các ý tưởng mới, chấp nhận mạo hiểm.

Hành trình chuyển đổi số không bao giờ kết thúc, luôn có nhiều việc một doanh nghiệp phải làm. Sẽ luôn có sự cạnh tranh mới, công cụ mới và xu hướng mới. Và với mỗi lần thay đổi, khách hàng sẽ đòi hỏi nhiều hơn, mong muốn được phục vụ nhanh hơn và tốt hơn trước. Trước yêu cầu đó, duy trì năng lực, tư duy đổi mới sẽ là điều tất yếu.

Hợp tác – Hợp tác liên phòng ban trong tổ chức và với các đối tác trong hệ sinh thái để cùng tạo ra các giải pháp đột phá.

Một doanh nghiệp có văn hóa hợp tác khi doanh nghiệp đó tạo ra các nhóm nhỏ liên kết giữa các phòng ban, bộ phận chuyên môn để tối ưu hóa các năng lực của doanh nghiệp. Khi tất cả các phòng ban được liên kết, văn hóa doanh nghiệp sẽ trở nên bền chặt, vững mạnh hơn. Điều này cho phép doanh nghiệp truyền tải thông điệp, dữ liệu, ý tưởng một cách dễ dàng hơn.

Ngoài khả năng hợp tác bên trong nội bộ, doanh nghiệp cũng cần linh hoạt hợp tác với bên ngoài, ví dụ như các nhà cung cấp hay đối tác… Đây là điểm khác biệt nổi bật so với văn hoá truyền thống. Trong một thế giới phẳng và kết nối, tư duy phối hợp với bên ngoài, chia sẻ các lợi ích để cùng win-win chính là cách giúp doanh nghiệp linh hoạt và thích nghi với mọi thay đổi.

Lộ trình xây dựng văn hóa số

Về cơ bản, việc xây dựng văn hóa số cần đảm bảo các bước sau đây:

• Assess – Đánh giá hiện trạng văn hóa số

• Define – Xây dựng nền tảng và chiến lược

• Action – Thực thi văn hóa số

• Measure – Đo lường và duy trì

Assess – Đánh giá hiện trạng văn hóa số

Để bắt đầu quá trình xây dựng văn hóa số, bước đầu tiên cần thực hiện là đánh giá hiện trạng văn hóa số. Mục tiêu chính của bước này là đo lường và xác định hiện trạng thực thi văn hóa số tại doanh nghiệp. Điều này sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc xác định định hướng, tầm nhìn, chiến lược, và trọng tâm của doanh nghiệp trong việc xây dựng văn hóa số.

Trước hết, doanh nghiệp cần thực hiện phỏng vấn, khảo sát để đánh giá hiện trạng về văn hóa số tại doanh nghiệp mình. Điều này có thể thông qua việc tiến hành các cuộc phỏng vấn với các thành viên quan trọng trong tổ chức để đánh giá các đặc trưng của văn hóa số phản ánh trong doanh nghiệp; nhận diện các hành vi, tư duy đang cản trở chuyển đổi số. Khảo sát cũng có thể được thực hiện để thu thập ý kiến và thông tin từ toàn bộ nhân viên về văn hóa số trong tổ chức.

Với thông tin thu thập được, doanh nghiệp có thể xác định mối liên hệ giữa văn hóa số và văn hóa doanh nghiệp hiện tại; xác định các điểm mạnh, điểm yếu; đề xuất các hướng đi và biện pháp để thúc đẩy thay đổi văn hóa số trong doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về những khía cạnh cần thay đổi để tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng và triển khai văn hóa số.

Define – Xây dựng nền tảng và chiến lược

Bước tiếp theo trong quá trình xây dựng văn hóa số của doanh nghiệp là xây dựng nền tảng và chiến lược văn hóa số phù hợp với hiện trạng, nguồn lực và chiến lược phát triển chung của doanh nghiệp. Mục tiêu chính của bước này là tạo ra một kế hoạch cụ thể để thúc đẩy việc phát triển văn hóa số.

Để xây dựng được nền tảng và chiến lược văn hóa số, đầu tiên, doanh nghiệp cần phải nắm rõ hiện trạng của văn hóa doanh nghiệp trong bối cảnh chuyển đổi số. Điều này bao gồm việc hiểu rõ tầm quan trọng của văn hóa số và cách nó đang phản ánh trong tư duy và hành vi của tất cả thành viên trong tổ chức.

Từ việc xác định các vấn đề và ưu tiên, doanh nghiệp cần có những giải pháp cụ thể để hiện thực hóa các mục tiêu đã định. Những giải pháp này là những sáng kiến ý tưởng, tập trung vào việc thay đổi hành vi của nhân viên dựa trên những cách thức khác nhau như truyền thông, đào tạo, sự kiện, chính sách…

Điều quan trọng để chiến lược có thể thực thi được là cần xây dựng lộ trình triển khai các giải pháp. Lộ trình này bao gồm việc thiết lập các bước triển khai cụ thể, nguồn lực cần thiết và thời gian dự kiến cho mỗi giải pháp. Từ đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng theo dõi và đảm bảo kế hoạch, chiến lược được thực hiện theo đúng tiến độ một cách hiệu quả.

Action – Thực thi văn hóa số

Sau quá trình xây dựng chiến lược, phổ cập và thực thi văn hóa số là giai đoạn quan trọng để lan tỏa và triển khai rộng rãi những giá trị văn hóa đã được chuẩn hóa. Mục tiêu chính của giai đoạn thực thi là cung cấp nhận thức đồng bộ về văn hóa số, giúp mọi thành viên trong tổ chức hiểu rõ tầm quan trọng của chuyển đổi số và văn hóa số, để từ đó nâng cao mức độ nhận biết và hành động trên toàn tổ chức.

Để thực hiện các mục tiêu trên, doanh nghiệp cần có các hoạt động như ra mắt tuyên bố văn hóa số, các tài liệu liên quan, truyền thông, đào tạo và triển khai các chương trình thúc đẩy thực hành văn hóa số. 

Measure – Đo lường và duy trì

Khi phổ cập và lan tỏa văn hóa số trong toàn bộ tổ chức, doanh nghiệp cần tiến hành duy trì truyền thông về các giá trị, hành vi cần thiết, kết hợp với việc thực hiện đo lường và đánh giá định kỳ. Điều này giúp đảm bảo việc thực thi chiến lược có hiệu quả và điều chỉnh kế hoạch phù hợp, nhằm đạt được mục tiêu dài hạn của tổ chức. 

Doanh nghiệp có thể đo lường bằng cách xây dựng bộ câu hỏi khảo sát để kiểm tra mức độ nhận biết về văn hóa số của nhân viên, và sử dụng các công cụ đo lường để đánh giá văn hóa số hiện tại và mong muốn trong tương lai. Còn với những giá trị văn hóa đã đạt được, doanh nghiệp cần thiết lập những quy tắc nhằm bảo vệ và duy trì chúng.

Lời kết

Chuyển đổi số là quá trình chuyển đổi ở cấp độ hệ thống nhằm thay đổi hành vi trên quy mô lớn. Giải quyết các vấn đề văn hóa là một phần cơ bản của lý thuyết quản trị sự thay đổi, tuy nhiên, nó thường bị bỏ qua trong các sáng kiến chuyển đổi.

Blue C tin rằng khi các tổ chức bắt đầu hành trình chuyển đổi số, các nhà lãnh đạo cần phải dành thời gian để thảo luận về sự thay đổi văn hóa cần thiết. Mỗi nhà lãnh đạo cần phải hiểu một cách rõ ràng điều gì là cần thiết để thúc đẩy thay đổi văn hóa trong toàn doanh nghiệp thay vì chỉ xem chuyển đổi số qua lăng kính công nghệ; cần phải hiểu đầy đủ tác động của chuyển đổi đối với cả văn hóa và con người như một điều kiện tiên quyết để đưa ra bất kỳ sáng kiến nào.

Với phương pháp, công cụ và kinh nghiệm tư vấn thực tiễn cho các doanh nghiệp quy mô lớn tại Việt Nam, Blue C sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp xây dựng văn hóa số phù hợp với chuyển đổi số. Lợi ích mà doanh nghiệp nhận được là các vấn đề và giải pháp giúp doanh nghiệp có được một đội ngũ đồng lòng, quyết tâm chuyển đổi số; một văn hóa giúp hấp dẫn và gắn kết nhân tài, đặc biệt là các nhân tài công nghệ; một môi trường giúp các ý tưởng đột phá được lắng nghe và thử nghiệm; một nơi làm việc ý nghĩa hơn khi nhân viên nhìn thấy mục đích lớn của mình trong những công việc hàng ngày.